Nutzen Sie Outlook in Microsoft 365 voll aus! 🚀
Verwenden Sie Outlook in Microsoft 365 bereits im vollen Umfang? Bei den vielen leistungsstarken Funktionen übersehen wir leicht Werkzeuge, die einen großen Unterschied machen können. Hier bringen wir Ihnen die wichtigsten Features von Outlook näher, die Ihnen helfen, effizienter zu arbeiten und Ihren Posteingang besser zu organisieren.
Classic Outlook gegen neues Outlook
Microsoft bietet zwei Versionen von Outlook an: Classic Outlook und das neue Outlook. Die derzeitige Version, die mit Microsoft 365 bereitgestellt wird, ist Classic Outlook. Das neue Outlook soll die integrierten Windows Mail- und Kalender-Apps ersetzen.
Zwar steht das neue Outlook zum Testen bereit, doch fehlen ihm derzeit einige wichtige geschäftliche Funktionen. Daher ist es derzeit ratsam, bei Classic Outlook zu bleiben, welches von Microsoft bis mindestens 2029 unterstützt wird.
Wie wir Ihr Microsoft 365 Outlook-Erlebnis verbessern können
Lassen Sie uns einen Blick auf die Funktionen werfen, die wir als IT-Dienstleister bei “safe IT-Services” empfehlen, um Ihr Outlook-Erlebnis zu optimieren:
Benutzerdefinierte Anpassung der Ribbon-Toolbar
Outlooks Ribbon-Toolbar bietet Zugriff auf zahlreiche Funktionen und ist in zwei Stilen verfügbar: dem vereinfachten und dem klassischen Ribbon. Das vereinfachte Ribbon bietet ein schlankes Design und hebt häufig verwendete Werkzeuge hervor. Das klassische Ribbon bietet hingegen einen kompletten Überblick über alle verfügbaren Optionen.
Sie können zwischen diesen Ansichten wechseln, indem Sie auf den nach unten weisenden Pfeil (˅) in der unteren rechten Ecke der Ribbon-Leiste klicken und entweder Vereinfachtes Ribbon oder Klassisches Ribbon auswählen. Sie können das Ribbon auch individuell gestalten, indem Sie Datei > Optionen > Ribbon anpassen auswählen, wo Sie Tabs und Befehle hinzufügen oder entfernen können.
Um mehr Bildschirmplatz zu schaffen, drücken Sie Strg + F1 oder klicken Sie auf den Pfeil ganz rechts, um zwischen verschiedenen Anzeigemodi zu wechseln.
Suchleiste: Weit mehr als nur E-Mails finden
Die Suchleiste in Outlook kann mehr als nur E-Mails finden. Sie ermöglicht auch schnellen Zugriff auf Outlook-Funktionen und ersetzt die “Sagen Sie mir”-Funktion aus früheren Outlook-Versionen.
Um die Suchleiste zu nutzen, klicken Sie einfach auf das Suchfeld oder drücken Sie Alt + Q und geben einen Befehl ein, wie z.B. “E-Mail filtern”, um Nachrichten nach ungelesenem Status, Anhängen und mehr zu filtern. Diese Funktion ist schneller und effizienter als das Navigieren durch die Menüs. Zudem merkt sich die Suchleiste Ihre bisherigen Suchen und erleichtert Ihnen das Auffinden Ihrer am häufigsten genutzten Werkzeuge.
Recherchieren ohne Outlook zu verlassen
Mit Outlook können Sie Websuchen direkt innerhalb der App durchführen. Markieren Sie einfach ein Wort oder eine Phrase in einer E-Mail, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Suchen. Outlook verwendet Bing, um Definitionen, Wikipedia-Artikel, Bilder und andere Web-Ergebnisse in einem rechts eingeblendeten Fenster anzuzeigen. Denken Sie daran, dass Sie hierzu die intelligenten Dienste von Microsoft aktivieren müssen.
Der intelligente Posteingang mit Focused Inbox
Kämpfen Sie mit E-Mail-Überlastung? Der Focused Inbox ist die Lösung! Diese Funktion sortiert wichtige E-Mails von weniger wichtigen und schafft so Ordnung im Postfach.
Aktivieren Sie den Focused Inbox, indem Sie zur Registerkarte Ansicht gehen und auf Focused Inbox anzeigen klicken. Outlook erstellt dann zwei Tabs: Focused (für wichtige Nachrichten) und Sonstiges (für allgemeine E-Mails). Trainieren Sie den Focused Inbox, indem Sie Nachrichten zwischen den Tabs verschieben oder Regeln für bestimmte Absender festlegen.
Falls Focused Inbox nicht zu Ihrem Arbeitsstil passt, können Sie ihn jederzeit unter Ansicht > Focused Inbox anzeigen deaktivieren.
E-Mails archivieren für einen aufgeräumten Posteingang
Statt E-Mails zu löschen, nutzen Sie die Archivierungsfunktion, um Ihren Posteingang freizuräumen und dennoch Nachrichten leicht zugänglich zu halten. Die Archivierung eignet sich perfekt für E-Mails, die Sie bereits bearbeitet haben, aber eventuell später noch einmal einsehen müssen.
Es gibt drei Möglichkeiten, E-Mails zu archivieren. Nachdem Sie die E-Mails ausgewählt haben, die Sie archivieren möchten, können Sie auf der Registerkarte Start auf Archivieren klicken, die Rücktaste drücken oder die E-Mails in den Archivordner ziehen. Sie können archivierte E-Mails jederzeit einsehen, indem Sie den Archivordner durchblättern oder die Suchfunktion verwenden. Wenn Sie eine E-Mail in einen anderen Ordner verschieben möchten, ziehen Sie sie einfach per Drag & Drop an die gewünschte Stelle.
Anlagen intelligent anhängen
Mit Outlook können Dateien mühelos angehängt werden, indem die 12 zuletzt verwendeten Dateien angezeigt werden. Klicken Sie einfach auf das Symbol Anfügen und wählen Sie aus der vorgeschlagenen Liste. Sie können die Datei selbst anhängen oder einen Link dazu hinzufügen, was besonders nützlich für in der Cloud gespeicherte Dateien ist. Finden Sie die gewünschte Datei nicht in der Liste, können Sie Ihr PC oder Webspeicherorte wie OneDrive und SharePoint durchsuchen.
Warum Sie “safe IT-Services” wählen sollten
Der Alltag mit E-Mails kann herausfordernd sein, also warum nicht “safe IT-Services” als Ihren IT-Dienstleister wählen, um Ihre Microsoft 365 Lösung optimal zu gestalten? Wir sind hier, um Ihnen zu helfen, Ihre Technik um einiges benutzerfreundlicher und effizienter zu machen.
Unser IT-Service Hamburg
Durch unseren IT-Service Hamburg sind wir schnell für Sie da, sollten Sie Probleme oder Fragen zu Ihren IT-Lösungen haben. Unsere Experten stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung, um sicherzustellen, dass Ihre Technologie nahtlos und ohne Unterbrechungen läuft.
Fazit: Die Effizienz von Outlook mit “safe IT-Services” maximieren
Outlook bietet viele kraftvolle Funktionen, mit denen Sie Ihren Posteingang organisieren, repetitive Aufgaben automatisieren und Ihre Produktivität steigern können. Bei “safe IT-Services” helfen wir Ihnen, das Beste aus Outlook, Microsoft 365, und anderen Tech-Tools herauszuholen.
Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und maximale Effizienz zu erreichen!
