Wie Sie Ihre Dateifreigabepraxis für bessere Abläufe sichern
Zusammenarbeit ist heute wichtiger denn je, egal wie groß Ihr Unternehmen ist. Und mit der verstärkten digitalen Arbeit müssen Sie auf eine zuverlässige Zusammenarbeit achten. Auch, wenn viele Mitarbeitende remote arbeiten, ist eins klar: Unternehmen brauchen eine sichere Zusammenarbeit für den Erfolg.
Dateifreigabe sicher wählen
Sie benötigen eine zuverlässige und vor allem sichere Möglichkeit, Dateien in Ihrem Unternehmen zu teilen. Hier bietet die Cloud viele Möglichkeiten durch Software-as-a-Service (SaaS), die nicht nur die benötigten Dateien sicher bereitstellt, sondern auch die Zusammenarbeit ermöglicht, egal ob im Büro oder von zu Hause aus.
Zusätzlich wird empfohlen, dass Mitarbeitende ein Virtual Private Network (VPN) nutzen, wenn sie auf das interne Netzwerk zugreifen. Dies schützt vor externen, ungesicherten Verbindungen, die Bedrohungen bergen könnten. Ein VPN hilft, die Informationen während der Übertragung zu schützen.
Lokale Dateien sichern
Verwenden Sie für jedes Konto ein einzigartiges, komplexes Passwort und speichern Sie diese in einem Passwort-Manager. Bei der Vielzahl an Passwörtern ist ein Passwort-Manager unerlässlich.
Nutzena Sie stets die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Diese zusätzlichen Sicherheitsschritte sind vor allem wichtig, wenn auf Dateien außerhalb des Netzwerks zugegriffen wird.
Verschlüsseln Sie Ihre Dateien. Verschlüsselung macht Ihre Dateien unlesbar, es sei denn, man hat den passenden Schlüssel.
Verwalten Sie die Zugriffsrechte. Nicht jeder muss auf alles zugreifen können. Gehen Sie die aktuellen Berechtigungen durch und entfernen Sie unnötige Zugriffe.
Bewusste Datenspeicherung
Legen Sie ein Verfallsdatum für freigegebene Links fest. Dadurch bleibt der Zugriff auf externe Daten zeitlich begrenzt, ganz besonders außerhalb Ihrer Organisation.
Planen Sie die Aufbewahrungsdauer von Dateien. Die Dauer hängt von der Wichtigkeit der Datei ab. Alte, nicht mehr benötigte Dateien sollten entfernt werden, um das Risiko bei einer möglichen Sicherheitslücke zu minimieren. Beachten Sie jedoch gesetzliche Vorgaben.
Wir helfen Ihnen bei der Dateisicherheit
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Tabellen für den Überblick
Sicherheitsmaßnahmen im Vergleich
| Maßnahme | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| VPN | Schütz Verbindung | Kann langsamer sein |
| Zwei-Faktor-Authentifizierung | Erhöhte Sicherheit | Zusätzlicher Schritt erforderlich |
Zugriffsrechte
| Rolle | Zugriffslevel |
|---|---|
| Admin | Voller Zugriff |
| Nutzer | Eingeschränkter Zugriff |
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